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「受発注業務」も代行、青山でバックオフィス業務をサポート

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会社名	KIS青山秘書センター
ホームページ	秘書代行・電話代行・通販代行、お元気コールなど受発注業務代行も-「KIS青山秘書センター」
住所	〒107-0062　東京都港区南青山2-17-3モーリンビル4F
電話番号	03-5474-4502
代表者名	羽深　良子
設立	2006年
従業員数	5名（アルバイト含む）
事業内容	◆秘書、電話、受発注業務の代行 ◆「お元気コール」おひとりで住む高齢者に電話をするサービス
今後の事業展開 ビジョン	既存のお客さまと長く良好な関係を築きながら、新しく始めた「お元気コール」事業を本格化したいと考えています。
取引希望企業	◆住所登記やバックオフィス業務を任せて営業活動に専念したい中小企業さま

貴社の事業と特徴をお教えください。

秘書代行、電話代行、事務取次ぎ代行などを行っています。
青山という場所柄もあって当社を住所登記されるお客さまも多くご好評いただいています。
特徴的なのは電話取次ぎだけでなく、
受発注業務や契約書のやり取りまで代行しているところです。
お客様は中小企業や1〜2名で運営されている会社さまがほとんどなので、
外出中は対応できないことが多くなります。
安心して外出したり外へ営業活動していただくために、バックオフィス業務を全面的に
サポートしています。
ご契約前にお客さまの事業やお仕事内容、お客さまのお客さまについて詳しくお伺い
しています。
資料はもちろん、スタッフが何人いてどんな方がいて、
発注ご依頼を受けたらどう契約するか、までヒアリング。
お客さまごとに色分けしてファイル管理し、スタッフ全員で覚えていきます。

すごいですね！　受発注業務までされる秘書代行会社さまはあまり聞きません。

ありがとうございます。
当社しかできないことを、と思って少しでもお客さまが業務しやすい環境を整えるために
はじめた業務です。
お客さまごとの業務内容を詳しく把握し、覚えてサポートするのは
記憶力も判断力も伴うハードな内容ではありますが、喜んでいただけることが
わたくしどもの喜びとなっています。

また、当社と初めてお付き合いするお客さまが突然契約するのはご不安でしょうから
1週間、1ヶ月はサービスとしてまずお試しいただいています。
その上でご満足いただけたお客さまとご契約いただいています。

貴社は青山の素敵な場所にありますね！　お客さまはクリエイティブ系が多いですか？

そうですね、大家さんにも本当によくしていただいて、
素敵な場所にオフィスを構えることができました。
お客さまは芸能関係、デザイン系、グラフィック系など合計100社ほどです。
おかげさまであたたかくて人情味のあるお客さまばかりで、
大切にしていただいています。
新たなお客さまはほとんどご紹介でご依頼いただきますし、
大きなオフィスへ引っ越されたお客さまも
「スタッフは増えたけれど、オフィスにいる時も電話転送お願いするよ」
などとおっしゃっていただき、長くお付き合いいただいています。
お客さまとの丁寧で密なコミュニケーションを大切にしています。
とにかくお客さまとお友だちになっちゃうような感覚です。
忘年会、お花見などイベントを当社のお客さまたちを集めて合同で開いています。
時には出張のお土産をいただいたり。
各お客さまの会社に常駐している事務さんのような気持ちで接しています。

そもそも、この事業を始めるきっかけはなんだったのですか？

横浜の高島屋で長く働いた後、北青山にあった同業の秘書センターで3年間働いていました。
もともと話すのも好きでしたから、電話の仕事は予想以上に楽しくて。
この仕事が好きだということに気づいたんです。

しかしその会社が閉まることとなり、仕事がなくなることに。
失業保険をもらいながら、次どうしよう…
思い切って立ち上げました。離婚経験もありますし、このままずっとパート暮らしをしていたら
老後も不安。そんな気持ちが強かったんです。
はじめの6ヶ月はひとりで経営していました。赤字の時も長くて。
このままお客さまのつかない時期が長かったらやめよう、という気持ちで続けていました。

1人ではできないことですので、働いてくださるスタッフに心から感謝しています。
しんどいことも多かったですよ。以前は私書箱を使っていた時期もあったのですが
振り込み詐欺に使われてしまったこともある。
それでも、大切にしてくださるスタッフのみんなやお客さまのおかげで今があります。
今、世の中的に厳しい時期ですが
「自分が好きな仕事」をしていれば不況でもやっていけるのではないかと思います。
苦しいとか、しんどいとか気にならず、時間を忘れて打ち込める。
やりたいことをとにかくやることができていることに心から感謝しています。

今後はどのような事業に力をいれたいですか？

「お元気コール」という事業に力をいれるつもりです。
ひとりでお住まいのお年寄りに、お電話してお話してさしあげるサービスです。
家で仕事をしたいと考えている30〜40代のパートの方々の力を借りて、
70代以上のお独り暮らしの方々の生活をサポートしていきたいと考えています。

家にいて仕事をしたいという方々にとっては在宅ビジネスにもなると思います。
そんな、電話や秘書代行で培ってきたノウハウを使って世の中に貢献できるサービスを
提供していくつもりです。

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